Nachfolge im Dentallabor – ein ausführlicher Leitfaden für Inhaber*innen und Übernehmer*innen

Die Unternehmensnachfolge im Dentallabor ist eine komplexe, vielschichtige Aufgabe: sie verbindet wirtschaftliche Bewertung, rechtliche Gestaltung, Personalführung, Technik- und Kundenübergabe sowie steuerliche und finanzielle Planung. Wer früh beginnt, strukturiert vorgeht und fachkundige Beratung nutzt, erhöht die Chance auf eine reibungslose Übergabe und den Erhalt von Wissen, Kundschaft und Marktwert. Dieser Beitrag behandelt Punkt für Punkt, was bei einer Dentallabor-Nachfolge zu beachten ist: praxisnah, evidenzbasiert und mit Bezug zur Dentalbranche, Zahnmedizin und den Besonderheiten eines Dentallabors.

Warum das Thema Nachfolge im Dentallabor so drängend ist

Viele Dentallabore werden von inhaber*innengeführten Meisterbetrieben geführt; die Inhaber*innen gehören häufig zur älteren Alterskohorte. Parallel dazu verändert sich der Arbeitsmarkt: Fachkräfte sind rar und der Nachwuchs fragt andere Rahmenbedingungen nach (Work-Life-Balance, digitale Technik, Sicherheit). Deshalb besteht ein akuter Handlungsdruck für Inhaber*innen, Nachfolgelösungen rechtzeitig zu planen. Frühzeitige Planung ist nicht „nice to have“, sondern strategische Notwendigkeit. Expert*innen raten zu einem Vorlauf von mehreren Jahren, um Marktbedingungen, Bewertung und steuerliche Optimierung zu berücksichtigen. 

Gliederung des Artikels:

1. Übersicht: Die Phasen der Nachfolge – ein praktischer Ablaufplan

2. Unternehmensbewertung: Was macht ein Dentallabor wert?

3. Rechtliche Grundlagen: Betriebsübergang, Vertragsgestaltung, Haftung

4. Finanzierungsmodelle: Wie finanziert man eine Nachfolge?

5. Due-Diligence: Die Checkliste für Dentallabore

6. Personal & Unternehmenskultur: Der erfolgskritische Faktor

7. Kundenbindung & Marktkommunikation: So sichern Sie Ihren Umsatz

8. Technik & Digitalisierung: Investitions-Check für Übernehmer*innen

9. Steuerliche Gestaltung & persönliche Vorsorge

10. Typische Nachfolge-Szenarien: Vor- und Nachteile

11. Praxisbeispiele & Lernerfahrungen (Kurzanalysen)

12. Konkreter Maßnahmenplan – Checklisten und Zeitachse (3-Jahres-Plan)

13. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

14. Handlungsempfehlungen – Die Top-10 für Dentallabor-Inhaber*innen

15. Fazit

16. Quellen

1. Übersicht: Die Phasen der Nachfolge – ein praktischer Ablaufplan

Eine strukturierte Nachfolge gliedert sich typischerweise in fünf Phasen:

1. Strategische Vorplanung (3-7 Jahre vor Abgabe): Zielklärung, persönliche Planung, Erstevaluation des Unternehmenswerts. 
2. Vorbereitung & Optimierung (2-4 Jahre): Säuberung der Bilanzen, Investitionsentscheidungen, Dokumentation von Prozessen, Personalentwicklung. 
3. Suche & Auswahl eines Nachfolgers / Käufer*in: interne Lösungen (Mitarbeiter*innen, Familienmitglieder) vs. externe Käufe (andere Labore, Investoren). 
4. Due-Diligence & Vertragsverhandlung: Kaufpreisfindung, Zahlungsmodalitäten, rechtliche Struktur (Asset- vs. Share-Deal). 
5. Operative Übergabe & Integration (6-24 Monate): Einarbeitung, Kundenkommunikation, Know-how-Transfer und ggf. Beratungstätigkeit des Verkäufers.

Diese Phasen bieten einen pragmatischen Rahmen – in der Praxis überschneiden sie sich häufig und erfordern iterative Anpassungen.

2. Unternehmensbewertung: Was macht ein Dentallabor wert?

Bei der Bewertung geht es nicht nur um Inventar und Jahresumsatz. Für Dentallabore zählen insbesondere:

• Ertragskraft / Ergebniskennzahlen: EBITDA, Gewinn vor Steuern — Käufer*innen kaufen Erträge. Für kleine und mittlere Betriebe ist das Ertragswertverfahren oder ein multiples EBITDA-Orientierungswertverfahren geläufig. 
• Kund*innenstamm & Vertragsbindungen: Anzahl und Verteilung der Zahnärzt*innen-Kunden, Anteil Privat- vs. Kassenpatient*innen, Bindungsdauer. Diese Daten fließen direkt in die Wertermittlung ein.
• Personal: Qualifikation, Altersstruktur und ob Schlüsselpersonen bleiben. Ein intaktes Team erhöht den Kaufpreis, da Know-how und Produktionskapazität übergehen.
• Technik & Digitalisierungsgrad: CAD/CAM-Systeme, Fräsen, Scanner, Software-Lizenzen: moderne Ausstattung erhöht Marktattraktivität – umgekehrt kann ein Investitionsstau den Preis drücken.
• Räumlichkeiten & Standort: Lage, Mietverträge, Platz für Expansion. Langfristig sichere Mietverhältnisse sind ein Plus.

Methodisch werden in Deutschland meist das Ertragswertverfahren (Barwert zukünftig erwarteter Überschüsse) oder DCF-Ansätze verwendet; zusätzlich helfen Multiples-Vergleiche (Branchenmultiplikator) als Plausibilitätscheck. Die IHK stellt hierfür praxisnahe Werkzeuge und Merkbätter zur Verfügung.

3. Rechtliche Grundlagen: Betriebsübergang, Vertragsgestaltung, Haftung

Bei einem Betriebsübergang greifen besondere arbeits- und gesellschaftsrechtliche Regelungen:

• § 613a BGB (Betriebsübergang): Bei Übernahme eines Betriebes gehen Arbeitsverhältnisse grundsätzlich auf den Erwerber über; Kündigungen allein wegen des Übergangs sind unzulässig. Das bedeutet: Lohnkosten, Betriebsvereinbarungen und individuelle Arbeitsverträge müssen im Vorfeld geprüft werden. Die IHK und Handwerkskammern bieten detaillierte Hinweise hierzu.
• Asset-Deal vs. Share-Deal: Bei Asset-Deals werden Vermögenswerte und Verträge einzeln übertragen; Haftungsrisiken lassen sich hier gezielter steuern. Bei Share-Deals wird die Gesellschaft übernommen – einfacher, aber mit Übernahme aller Verbindlichkeiten. Steuerliche und haftungsrechtliche Unterschiede sind groß und bedürfen notarieller und steuerlicher Begleitung.
• Regulatorische Pflichten: Dentallabore unterliegen berufs- und medizintechnikrechtlichen Vorgaben (z. B. MDR, Dokumentationspflichten). Bei der Übergabe ist sicherzustellen, dass alle Qualitäts- und Hygienestandards dokumentiert und übertragbar sind. Ein*e Käufer*in prüft diese Praxis/Labor-Compliance genau.

Praxisempfehlung: Frühzeitig Rechtsanwält*innen und eine*n Notar*in einbinden; Arbeitsrecht und Haftungsfragen klären, um unerwartete Forderungen nach Übergabe zu vermeiden.

4. Finanzierungsmodelle: Wie finanziert man eine Nachfolge?

Kaufpreisstrukturen sind flexibel – wichtige Modelle:

• Einmalzahlung (voller Kaufpreis): unkompliziert, aber für Käufer*innen oft schwer zu stemmen.
• Ratenzahlung / Verkäuferdarlehen: Der/die Verkäufer*in finanziert (teilweise) die Übernahme; Vorteile: leichter Financing, Verkäufer*in bleibt oft beratend. Dentallaborbörse weist ausdrücklich auf diese Option hin.
• Earn-Out: Ein Teil des Preises hängt von künftiger Performance ab (z. B. Umsatz, EBITDA) – sinnvoll bei Unsicherheit über künftige Erträge.
• Bankfinanzierung & Förderkredite: KfW-Programme (z. B. ERP-Förderkredit Gründung & Nachfolge) unterstützen Übernehmer*innen mit günstigen Konditionen; Bürgschaftsbanken reduzieren Risiko für Kreditgeber*innen.

Für Verkäufer*innen ist wichtig: Zahlungsmodalitäten beeinflussen steuerliche Belastung und persönliche Liquidität (z. B. regelmäßige Raten statt Einmalzahlung). Für Käufer*innen sind Tilgungspläne, Cashflow-Projektionen und Sicherheiten entscheidend. Ein belastbarer Businessplan zur Finanzierung ist Pflicht. 

5. Due-Diligence: Die Checkliste für Dentallabore

Eine sorgfältige Due-Diligence (DD) vermindert Überraschungen. Die wichtigsten Prüfbereiche:

A. Finanzen

• Jahresabschlüsse, BWA, GuV der letzten 3–5 Jahre; Liquiditätsplanung. 
• Forderungen / Verbindlichkeiten, laufende Kredite, Leasingverträge (z. B. für CAD/CAM).
• Steuerliche Risiken: offene Betriebsprüfungen, Steuerrückstellungen.

B. Recht & Gesellschaft

• Gesellschaftsverträge, Gesellschaftervereinbarungen, bestehende Rechtsstreitigkeiten.
• Mietverträge (Laufzeit, Kündigungsfristen), Lieferantenverträge, Exklusivverträge.

C. Personal

• Arbeitsverträge, Tarifbindungen, Altersstruktur, Schlüsselpersonen (Wer bleibt? Wer kann gehen?). § 613a Relevanz prüfen.

D. Operatives & Prozessdokumentation

• Herstellungsprozesse, Qualitätsmanagement-Dokumente, Hygieneverfahren, MDR-Dokumentation. 

E. Technische Due-Diligence

• Inventarliste (Alter, Zustand, Serviceverträge) – besonders CAD/CAM-Systeme, Ofen, Fräse, Scanner. Wartungsverträge prüfen.

F. Markt & Kunden

• Kund*innenstruktur, Umsatzanteile nach Kund*innengruppen, Kündigungsrisiken, bestehende Kooperationen mit Zahnärzt*innen.

G. Umwelt & Haftung

• Gefahrstofflager, Entsorgungsnachweise, Umweltrisiken (Altlasten bei Produktionsstandorten).

Tipp: Nutzen Sie vorgefertigte Checklisten (z. B. Kern Unternehmensnachfolge oder IONOS StartupGuide) und lassen Sie die Due-Diligence fachlich begleiten. Fehlerhafte oder unvollständige DD ist eine der häufigsten Ursachen für Transaktionsabbrüche.

6. Personal & Unternehmenskultur: Der erfolgskritische Faktor

Das Team ist für Dentallabore meist der wertvollste «asset». Punkte, die oft übersehen werden:

• Schlüsselfiguren identifizieren: Wer kann den Betrieb technisch und organisatorisch weiterführen? Wer hat Kundenkontakte? Ohne Schlüsselpersonal sinkt der Wert dramatisch.
• Kommunikationsplanung: Mitarbeitende früh, transparent und empathisch informieren. Unsicherheit erhöht Kündigungsrisiko. Henry Schein und HWK betonen das Management von Emotionen während der Übergabephase.
• Weiterbildung & Aufstiegspfad: Bereiten Sie ggf. interne Nachfolger*innen vor – gezielte Förderung (Meisterkurse, Betriebswirtschaft) erhöht Erfolgschancen. Spitta empfiehlt, mit potenziellen internen Nachfolger*innen Jahre vor Übergabe zu arbeiten.

Maßnahmebeispiel: Ein gestaffeltes Ownership-Modell (z. B. Zukauf von Anteilen durch leitende Zahntechniker*innen über 3-5 Jahre) verringert Abwanderungsrisiken und sichert Know-how-Transfer. Dentallaborbörse empfiehlt Modelle, bei denen Verkäufer*innen nach Verkäufen beratend bleiben.

7. Kund*innenbindung & Marktkommunikation: So sichern Sie Ihren Umsatz

Zahnärzt*innen sind loyale Geschäftspartner*innen – aber Vertrauen ist persönlich. Beim Eigentümer*innenwechsel droht Kund*innenverlust, wenn die Kommunikation falsch läuft.

• Frühzeitige Ansprache von Praxen: Persönliche Gespräche, gemeinsame Termine: Inhaber*in stellt Käufer*in vor, erklärt Kontinuität in Qualität und Ansprechpartner*innen. Henry Schein empfiehlt, die Übergangsphase aktiv für Kundenbindung zu nutzen. 
• Marketing & Branding: Prüfen Sie, ob Marke/Name erhalten bleibt oder ein Rebranding sinnvoll ist. Eine moderate, transparente Kommunikation (z. B. „Neue*r Eigentümer*in – gleiche Qualität“) ist meist erfolgreicher als radikale Umbenennungen.
• Leistungsversprechen beibehalten: Garantien, Farbanpassungen im Labor, Servicelevel: schriftlich fixieren, so entfallen Unsicherheiten bei Praxen. 

8. Technik & Digitalisierung: Investitions-Check für Übernehmer*innen

Digitale Technologien sind heute kaufentscheidend. Käufer*innen prüfen:

• Kompatibilität: Können vorhandene CAD/CAM-Daten in neuen Workflows genutzt werden? Software-Lizenzen sind oft nicht übertragbar; Klärung mit Herstellern notwendig. 
• Wartungs- und Serviceverträge: Laufende Verträge mindern Investitionsrisiko; umgekehrt können veraltete Geräte große Nachinvestitionen erzwingen. 
• Outsourcing vs. Eigenfertigung: Für kleinere Labore kann Outsourcing einzelner CAD-Workflows wirtschaftlich sein; für Käufer*innen gilt es, Skaleneffekte gegen Investitionskosten abzuwägen.

Konkreter Prüfpunkt: Legen Sie eine Inventarliste mit Alter, Kaufpreis, Restbuchwert und Serviceverträgen bei – diese Liste ist zentral für die technische Due-Diligence.

9. Steuerliche Gestaltung & persönliche Vorsorge

Die Übergabe hat direkte Konsequenzen für Ruhestandsplanung und Steuern:

• Steueroptimierte Übergabe: Optionen wie Schenkungen, vorgezogene Übertragungen oder Verkauf zu Lebzeiten können steuerlich günstiger sein; steuerliche Freibeträge und Betriebsvermögensprivilegien können greifen. Steuerberater*innen sollten früh eingebunden werden.
• Auszahlungsmodelle und persönliche Liquidität: Verkäufer*innen sollten Szenarien (vollständige Ausgleichszahlung vs. Raten) durchspielen und Einkommens- & Rentenauswirkungen analysieren.

10. Typische Nachfolge-Szenarien: Vor- und Nachteile

1. Interne Nachfolge (Mitarbeiter*in oder Sohn/Tochter): + hohe Akzeptanz, geringeres Fluktuationsrisiko; − möglicher Kompetenzmangel, finanzielle Belastung des internen Übernehmers.
2. Externer Kauf (anderes Labor, Investor): + schnellere Exit-Liquidität, oft bessere Finanzierung; − kultureller Wandel, mögliche Kundschaftsverluste.
3. Teilhaberschaft / Stufenmodell: + sanfter Übergang, Verkäufer bleibt beratend; − komplexe Vertragsgestaltung.
4. Schließung / Asset-Verkauf: + Abwicklung möglich bei fehlendem Käufer; − Arbeitsplatzverlust, Marktverlust.

11. Praxisbeispiele & Lernerfahrungen (Kurzanalysen)

• Digitalisierung als Werttreiber: Fälle zeigen, dass Labore mit moderner CAD/CAM-Ausstattung leichter Käufer*innen finden; Digitalisierungsinvestitionen sind oft ein Verhandlungsvorteil.
• Community-basierte Vermittlung: Plattformen wie Dentallaborbörse und regionale Innungsportale haben bereits zahlreiche Nachfolgen vermittelt; professionelle Vermittlung erhöht Erfolgschance.

12. Konkreter Maßnahmenplan — Checklisten und Zeitachse (3-Jahres-Plan)

T-36 bis T-24 Monate (Start)

• Zielklärung, Grobanalyse der Bilanz, Grobgespräche mit potenziellen internen Kandidat*innen.

T-24 bis T-12 Monate (Vorbereitung)

• Professionelle Unternehmensbewertung; Cleanup der BWA; technische Inventarisierung; steuerliche Optimierung; Auswahl von Berater*innen.

T-12 bis T (Transaktion)

• Vermarktung (z. B. Dentallaborbörse), Vertraulichkeitsvereinbarungen, Due-Diligence, Vertragsverhandlung, Finanzierung klären.

T bis T+12 Monate (Übergabe)

• Kundenkommunikation, Know-how-Transfer, Einarbeitung, Monitoring der KPIs (Umsatz, Kundenzufriedenheit, Personalstabilität).

13. Häufige Fehler und wie man sie vermeide

• Zu spät starten: Risiko: kein adäquater Käufer, Schließung als Folge. Lösung: frühzeitige Planung (≥3–5 Jahre).
• Unzureichende Dokumentation: Prozesse, QM-Daten und Serviceverträge fehlen – Käufer misstraut. Lösung: früh digitalisieren und dokumentieren.
• Emotionale Entscheidungsfindung: Der Verkauf wird persönlich; neutrale Beratung hilft bei rationaler Bewertung.

14. Handlungsempfehlungen — Die Top-10 für Dentallabor-Inhaber*innen

1. Beginnen Sie die Nachfolgeplanung früh (≥3–5 Jahre). 
2. Holen Sie eine professionelle Unternehmensbewertung ein (IHK/ Sachverständige).
3. Dokumentieren Sie Prozesse, Qualitätssysteme und Kund*innenlisten vollständig.
4. Identifizieren und fördern Sie interne Kandidat*innen.
5. Klären Sie rechtliche Rahmenbedingungen (§ 613a BGB; Asset vs. Share).
6. Planen Sie Finanzierung und prüfen Sie Förderprogramme (KfW).
7. Strukturieren Sie den Übergang mit klarer Rollenverteilung (Übergangsphase).
8. Kommunizieren Sie offen mit Mitarbeitenden und Kund*innen.
9. Nutzen Sie spezialisierte Marktplätze (z. B. Dentallaborbörse) für die Suche.
10. Binden Sie Steuerberater*innen, Notar*innen und Nachfolge-Expert*innen früh ein.

15. Fazit

Die Nachfolge im Dentallabor erfordert interdisziplinäres Vorgehen: betriebswirtschaftliche Analyse, rechtliche und steuerliche Gestaltung, Personal- und Kulturmanagement sowie technische Bestandsaufnahme. Besonders wichtig sind frühzeitige Planung, eine belastbare Due-Diligence und eine transparente Kommunikations- und Übergangsstrategie. Wer diese Elemente beherzigt, erhöht die Chance auf einen werthaltigen, reibungslosen Übergang – zum Wohl des Dentallabors, der Zahnärzt*innen-Partner*innen und der Mitarbeitenden. 

16. Ausgewählte Quellen & weiterführende Links

• Dentallaborbörse — Dentallabor verkaufen / Angebote / Bewertung. Dentallaborbörse+1
• Henry Schein Mag — Praxisabgabe: So verkaufen Sie Ihre Zahnarztpraxis! (Ratgeber & Checklisten). Henry Schein MAG+1
• IHK München / IHK Frankfurt — Unternehmensbewertung / Nachfolge-Ratgeber. IHK München+1
• Spitta / Dentalwelt — Artikelserie: Unternehmensnachfolge im Dentallabor, Werttreiber, Risiken. spitta.de+1
• Handwerkskammer Karlsruhe / Düsseldorf — Betriebsnachfolge-Beratung, lokale Unterstützungsangebote. Handwerkskammer Karlsruhe+1
• KfW — Förderprogramme für Gründung und Nachfolge (ERP-Förderkredit). KfW
• Kern Unternehmensnachfolge / Kern-Due-Diligence-Checklists — Methodische DD und Prüfungsbereiche. KERN 2025
• ZWP Online / Henry Schein — Digitalisierung & CAD/CAM als Wertfaktoren.